6 consejos para enviar archivos grandes por email

Casi todo el mundo ha experimentado el temido mensaje "Email Attachment Too Large" (o alguna variación del mismo) que hace que te replantees el correo electrónico que vas a enviar. El correo electrónico tiene limitaciones de tamaño de archivo (estimadas en torno a los 10mb-25mb), e incluso con los recientes avances de los clientes más populares y varios plugins, todavía hay techos de tamaño de archivo que puedes golpear.

Hoy en día, las empresas grandes y pequeñas se globalizan, y eso significa que hay que compartir toda una serie de archivos con socios en el extranjero. Por ejemplo, China es un mercado enorme, pero las empresas estadounidenses siguen teniendo dificultades para hacer llegar sus comunicaciones virtuales al otro lado del mar.

El problema, cada vez mayor, sigue siendo: ¿cómo enviar archivos de gran tamaño a través del correo electrónico?

Afortunadamente, tenemos algunos consejos eficaces para compartir archivos grandes o de gran tamaño a través del correo electrónico sin quebraderos de cabeza. Conozca estas sencillas formas de facilitar su jornada laboral.

1. Consejo: Vuelva a guardarlo

A veces, la solución a su problema es tan simple como hacer clic en "Guardar como". Volver a guardar los PDF, las imágenes y los vídeos puede convertirlos en formatos diferentes con más compresión. En general, es mejor guardar las imágenes como JPG, PNG o TIF, ya que otros formatos tienen poca o ninguna compresión. En cuanto a los vídeos, se recomienda utilizar el formato de máxima compresión H264. Prueba siempre a volver a guardar primero: no sólo salva el archivo, sino que puede ahorrarte mucho tiempo.

2. Consejo: Investígalo

Si intentas transferir archivos al extranjero, es una buena idea saber a qué te enfrentas. Muchas empresas se encuentran con problemas cuando intentan enviar archivos de gran tamaño a China. De hecho, algunos servicios populares de intercambio de archivos están bloqueados por el gobierno chino. Una vez que entiendas estas restricciones, encontrar una solución es mucho más fácil. Es posible que tenga que buscar formas creativas de enviar archivos.

3. Consejo: Revísalo

Tal vez su archivo necesite una última edición para reducir su tamaño. Esta podría ser una gran oportunidad para revisar su trabajo y optimizar el contenido. Nunca se sabe: un par de páginas menos podría ser suficiente para reducir el tamaño. Cuando trabajes con imágenes y vídeos, puede que quieras reducir la resolución a algo más pequeño. Estos cambios aparentemente insignificantes pueden suponer una gran diferencia en el tamaño del archivo.

4. Consejo: comprímelo

Comprímelo, archívalo, comprímelo. Cuando quieras una solución rápida que reduzca drásticamente el tamaño del archivo, comprimirlo es siempre el camino a seguir. Convierte 30 archivos en uno, o convierte un archivo de 10mb en uno de 6mb. Dependiendo de la fuente, comprimir un archivo puede hacer que su envío por correo electrónico sea mucho más fácil.

5. Consejo: Reconsidéralo

Si habitualmente tienes problemas para enviar archivos de gran tamaño, replantéate cómo compartes tus archivos en primer lugar. ¿Utilizas un software profesional para compartir archivos? ¿Las copias de seguridad de los archivos son una prioridad en tu lugar de trabajo? Ambas son buenas prácticas esenciales para la transferencia de archivos por Internet. Al fin y al cabo, cuando se opta por un software profesional, se obtienen todas las ventajas de la codificación, la velocidad y la personalización. Los portales de clientes con marca son otra forma estupenda de mejorar las técnicas de intercambio de archivos y, al mismo tiempo, hacer crecer la conciencia de marca.

6. Consejo: SmartFile It

Si todo lo demás falla, envíe el archivo (o las carpetas) a través de SmartFile. No hay límite de tamaño de archivo, por lo que es una opción a prueba de fallos siempre. Envíe un archivo de 50 GB, o 20 carpetas con archivos de 2 GB cada una. Nunca tendrá que comprometer el tipo de archivo, la revisión del archivo o la compresión del mismo. El destinatario tendrá una URL única, y podrá descargar fácilmente varios archivos. El tamaño ilimitado de los archivos es siempre una gran opción para cualquier proyecto en el que esté trabajando. Prueba SmartFile gratis durante 14 días

Estos consejos son formas sencillas y sin complicaciones de enviar archivos grandes sin que te rechacen por el tamaño del archivo adjunto. Cada vez que se le notifica el tamaño del archivo, el problema puede ser diferente. Por lo tanto, le conviene conocer varias formas de resolver el problema. Tanto si la solución es un simple re-guardado, como si es el momento de repensar su software, SmartFile está aquí para ayudar. Trabajamos con clientes creativos, corporativos y gubernamentales, haciendo que sus transferencias de archivos sean sencillas. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.